مدیریت نمایشگاه
انواع نمایشگاهها برحسب پوشش جغرافیایی
نمایشگاه های محلی:در یک محل یا شهر خاص برگزار می گردد.
نمایشگاههای منطقه ای :در یک استان یا منطقه جغرافیایی انجام میشود .
نمایشگاه های ملی :توانمندی های پیشرفت بازرگانی ،صنعتی،تکنولوژی ،فرهنگی و هنری یک کشور به نمایش در می آید.
نمایشگاه های بین المللی :در این نمایشگاه کالاهایی از کشورهای مختلف به نمایش در می آید.
انواع نمایشگاه ها از نظر مدت زمان برگزاری:
نمایشگاه موقت :این نمایشگاه ها برای مدت محدودی برگزار می شوند و پس از پایان مدت تعیین شده ،تعطیل می گردند .بیشتر نمایشگاهها از این گروه به حساب می آیند.مدت تقریبی این نمایشگاهها بین 20 روز تا 6 ماه است .
نمایشگاه دایمی :این نمایشگاه برای همیشه تشکیل و بر گزار می شوند .اگر چه ،احتمالا در شکل ظاهری یا در نوع کالای آن ،ممکن است تغییراتی ایجاد شود.
انواع نمایشگاه ها از نظر هدف:
نمایشگاه تجاری (انتفاعی)نمایشگاهی است که با هدف تبلیغ محصولات تجاری برگزار می شود .مانند تمام نمایشگاههایی که بازرگانان و تولید کنندگان در کشورهای دیگر برای تسلط بر بازارهای جهانی برگزار می کنند.
نمایشگاههای غیر تجاری(غیر انتفاعی)نمایشگاهی است که هدف آن مسائلی غیر از کسب سود و منفعت تجاری است .بلکه مواردی مانند شناساندن مسایل مذهبی ،فرهنگی و سیاسی از جمله هدف های آن است مانند نمایشگاه کتاب و فیلم....
انواع نمایشگاه از نظر تنوع کالا:
نمایشگاه عمومی:نمایشگاهی است که در آن انواع کالاها به نمایش گذاشته می شود . مانند:نمایشگاههای تولیدات صنعتی ،صنایع دستی ،پیشرفت های تکنیکی محصولات کشاورزی . برای بازدید از این نوع نمایشگاه که معمولا گروه خاصی را مخاطب قرار نمی دهند و می توان از کلیه اقشار دعوت کرد.
نمایشگاه تخصصی :نمایشگاهی است که اختصاص به نمایش یک نوع یا یک سری از کالا داشته باشد. مانند:نمایشگاه های فرش ،نقاشی ،انواع منسوجات و ....این نوع نمایشگاه ها عموما برای طیف خاصی ازمخاطبان یک سازمان برگزار می شود مثل برگزاری نمایشگاه کتاب پزشکی که در مقابل نمایشگاه کتاب ،یک نمایشگاه تخصصی به شمار می آید .
انواع نمایشگاه از نظر محتوا:
نمایشگاه هایی که امروزه در سرتاسر دنیا برگزار می شوند از لحاظ محتوا به 5 دسته قابل تقسیم هستند :
نمایشگاه عمومی که جهت معرفی انواع کالاهای مصرفی ،واسطه و سرمایه ای و خدمات و تکنولوژی برگزارمی شود . در این نوع نمایشگاه ها انواع تولید کنندگان کالا و یا خدمات در آن حضور دارند که مدتی است این گونه نمایشگاه ها در کشور ما برگزار نمی شود .
نمایشگاه تخصصی که جهت معرفی کالاهای خاص به مصرف کنندگان خاص به قصد افزایش فروش فوری برگزار می شود . امروزه میل بیشتر کشورها به سمت برگزاری این گونه نمایشگاهها است. در کشور ما نیز در هر سال ،تعداد بی شماری از این گونه نمایشگاهها در حال برگزاری است .
نمایشگاه اختصاصی برای معرفی محصولات یا خدمات یک کشور در یک بازار خاص برگزار می شود .نمونه این گونه نمایشگاهها در جهت معرفی محصولات تولیدی و خدماتی ایران نیز در سایر کشورها برگزار می گردد.
نمایشگاه اکسپو که جهت بیان ایده ها ،تکنولوژی جدید و نمایش توانمندی ها برگزار می شود . نمونه این نمایشگاه به خصوص در کشور های اروپایی رونق بسیار زیادی دارد.
نمایشگاه عرضه مستقیم که جهت جبران نارسایی سیستم توزیع برگزار می شود . نمونه این نوع نمایشگاه در ایران نیز وجود دارد و می توان به نمایشگاه عرضه مستقیم پوشاک که چند سالی است در ماه اسفند در محل دائمی نمایشگاههای بین المللی برگزار می شود اشاره کرد.
چرا نمایشگاه برگزار می کنیم ؟
نمایشگاه این فرصت را در اختیار شرکت ها و سازمان ها قرار می دهد تا دستاوردها ،تولیدات و خدمات علمی ،صنعتی ،فرهنگی و ...خود را درمعرض نمایش بگذارند
عموما نمایشگاه ها با دلایل زیر یرگزار می شود :
توسعه ارتباط مستقیم خریدار و تولید کننده
تبادل نظر متخصصان
گردآوری نظرات مشتریان بطور مستقیم
معرفی محصولات جدید
بازاریابی مقرون به صرفه
البته نمایشگاههای تخصصی اهداف زیر را نیز دنبال می کنند:
هدف دار بودن بازدید کنندگان از مراجعه به نمایشگاه و پیش بینی آنچه که در نمایشگاه عرضه می شود .
دستیابی شرکت کننده به خریداران بالقوه و بالفعل.
بالاتر بودن ارقام معاملات در مقایسه با نمایشگاههای عمومی
بازدید از نمایشگاه توسط متخصصین
قدرت انتخاب بیشتر کالاهای نمایشی بر پایه نیازهای نمایشی
درک واقعیات،مسئوولیت ها و امکانات توسط هم خریدار و هم فروشنده .
بازاریابی هدفدار و مقرون صرفه در عرصه بین المللی
مراحل مدیریت نمایشگاه
وظایف کلیدی روابط عمومی در مدیریت نمایشگاه در سه مرحله زیر سازماندهی می شود :
الف)قبل از برگزاری نمایشگاه(دعوت از مشتریان و مخاطبان مورد نظر ،تدارک و برنامه ریزی ،غرفه آرایی و ...)
ب)در طول نمایشگاه :(پاسخگویی به مراجعه کنندگان ،توزیع بروشور و کارت های ویزیت،تکمیل پرسشنامه نمایشگاه و ....)
ج)پس از نمایشگاه:(تدوین گزارش نمایشگاه ،تدارک برای نمایشگاه بعدی و ....)
قبل از برگزاری نمایشگاه
برنامه ریزی نمایشگاه
برنامه ریزی برای برگزاری یک نمایشگاه با لحاظ کردن موارد زیر به نحو شایسته تری امکان پذیر است:
نشریه یا ویژه نامه نمایشگاهی تهیه کنید.
غرفه داری را به حرفه ای ها بدهید ،در این زمینه بخش خصوصی می تواند غرفه شما را اجاره کند .
یک دلیل منحصر به فرد برای حضور در نمایشگاه ،یک روش منحصر به فرد در حضور ،یک محصول منحصر به فرد یا خدمات منحصر به فرد داشته باشید.
کمیته اجرایی نمایشگاه را تعیین کنید.
وظایف و مسئولیت های مدیریت های سازمان را در ارتباط با نمایشگاه مشخص و به آنها اعلام کنید.
مسئولان غرفه ها را مشخص و آموزش های لازم را به آنها بدهید (مسئولان غرفه نماینده سازمان شما هستند)
برنامه اجرایی نمایشگاه را تدوین کنید .
طراحی اولیه غرفه را سفارش دهید.
به نور ،رنگ ،تهویه و تجهییزات تزئینی در طراحی غرفه دقیق باشید.
طرح اولیه غرفه را بررسی و نهایی کنید.
مواد لازم برای برپایی نمایشگاه را گرد آوری کنید.
بروشورهای مورد نیاز را به اندازه کافی و با کیفیت مطلوب چاپ کنید و مجموعه کاملی از بروشورها ی محصول و یا خدمات ،جهت توزیع در میان بازدیدکنندگان تهیه کرده و در دسترس داشته باشید . نشریات و بروشورهای مربوط به نمایشگاه ،نقش بسیار موثری در موفقیت شما ایفا می کند زیرا پس ازپایان نمایشگاه ،بازدیدکنندگان فراموش می کنند که در غرفه شما چه کالایی بوده است ولی آن چه در دست آن ها می ماند نشریات شماست.
برای نمایندگان ،وسایل ارتباط جمعی و ارباب جراید ،اختصاصا می توان مجموعه کامل تری از نشریات غرفه و سایر اطلاعات اقتصادی و فرهنگی و جغرافیایی در بسته بندی های جالب و زیبا تهیه و در هنگام مراجعه به آنان ارایه کرد.
میهمانان را مشخص و برای آنان دعوت نامه بفرستید.
دعوت نامه برای بازدید به خبرنگاران ارسال کنید.
در نمایشگاه ها فرصت خوبی برای مصاحبه با خبرنگاران دارد.
همیشه روز افتتاح پرکارترین و خسته کننده ترین روزهای طول برگزاری نمایشگاه است . در این روز بایستی بیشترین انرژی را بکار گیرید زیرا بسیاری از شخصیت های معروف و همچنین افرادی از قبیل خبرنگاران ،بازرگانان ،دانشجویان ،نمایندگان فروش و یا افرادی که در جستجوی کار و حرفه برای آینده هستند برای مراسم افتتاح دعوت می شوند . شما می توانید افتتاحیه اختصاصی هم داشته باشید . البته مراسم اختتامیه یادتان نرود.
در افتتاحیه و اختتامیه و طول نمایشگاه رسانه ها را فراموش نکنید.
گزارش کامل از برگزاری نمایشگاه بصورت نوشتاری و تصویری تهیه کنید .
حین برگزاری نمایشگاه
در زمان برگزاری نمایشگاه بهره گیری از امکانات نمایشگاهی وقتی میسر می شود که کارکنان غرفه بتوانند از هر فرصتی برای ایجاد علاقه مندی در بازدیدکنندگان استفاده کنند . همه کارکنان باید اطلاعات کافی درباره کالا ها داشته باشند. و طرز استفاده از آن ها را بدانند و با اصطلاحات بازرگانی در مورد حمل و نقل و بسته بندی و بیمه و تعرفه گمرکی و شرایط فروش و واگذاری نمایندگی آشنایی داشته باشند .کارکنان باید از محل های عمومی و تسهیلات و تاسیسات نمایشگاهی از قبیل تلفن عمومی ،کمک های اولیه ،درمانگاه و امثال آن ها مطلع باشند . بهتر است یکی از کارکنان مسئوول حفظ نظم و نظافت کل غرفه باشد و دایما مراقب هر گونه به هم ریختگی یا کثیفی در هر نقطه از غرفه باشد . حفظ شادابی و نشاط در کارکنان غرفه به روش های مختلف مانع از بروز هر گونه سستی و بی تفاوتی در امور جاری غرفه خواهد بود . بطور کلی غرفه داران بایستی حداقل شرایط زیر را داشته باشد:
از قدرت بیان خوبی داشته باشد
حداقل یک زبان خارجی ترجیحا انگلیسی را بداند
دارای قد و وزن متناسب و خوش استیل باشد
لباس مناسب و با کیفیت خوب استفاده کند .بهتر است افراد یک غرفه از لباس یکسان استفاده کنند.
روابط عمومی خوبی داشته باشد
نسبت به آنچه در غرفه ارایه شده است کاملا مطلع باشند
توانایی گفتگو با رسانه ها و مسئوولان بازدید کننده را داشته باشند
با دوستان و آشنایان در غرفه ننشینند و غرفه را پاتوق خود و دوستان نکنند
نسبت به بازدید کنندگان بی توجه و بی تفاوت نباشند
سوالات را بی جواب نگذارند و در داخل غرفه حالت استراحت به خود نگیرد.
خود را بی علاقه و بی کار نشان ندهد.
اطلاعات نادرست و ناقص ارایه ندهد.
بعد از برگزاری نمایشگاه
تحلیل پرسشنامه هایی که در زمان برگزاری نمایشگاه تکمیل شده اند ،تهیه گزارش تصویری ،خبری و تحلیلی از برگزاری نمایشگاه و تشکر از دست اندرکاران برگزاری نمایشگاه از جمله اقدامات بعد از برقراری نمایشگاه است . در این میان با توجه به اهمیت پرسشنامه نمایشگاه باید گفت:
پرسشنامه نمایشگاه بایستی توانایی سنجش ،غرفه(طراحی،کیفیت و تنوع محصولات یا خدمات )غرفه داران (روش های اطلاع رسانی و شیوه های پاسخگویی )و بازدید کنندگان (سوالات شناسنامه ای بازدیدکنندگان)را داشته باشد.
نظر سنجی ها می توانند به بر آورد جنبه های خاص یک نمایشگاه کمک کنند و نقاط قوت و ضعف آن را روشن سازند. نظر سنجی ها می توانند کیفیت مخاطبان ،حوزه های مورد علاقه و ...را تعیین کنند و آنها می توانند برای بررسی ایده ها جهت نمایشگاههای آینده مفید باشند ،مثلا تغییر دادن ساعت بازدید . همچنین اطلاعاتی از قبیل جنس ،سن،وضعیت تاهل ،نوع شغل ،تحصیلات و سطح در آمد بازدیدکنندگان در پرسشنامه نشان می دهد که آیا بازدیدکنندگان درست حضور داشته اند یا خیر ؟یا تعداد ساعاتی که در سالن نمایشگاهی در هر روز سپری می کنند به چه میزان بوده است و یا از کدام محله یا شهر (توزیع جغرافیایی بازدید کنندگان )آمده اند؟
منبع:مدیریت تشریفات - احمد یحیایی ایله ای
